Un proyecto es una idea que quiere ser llevada al mundo analógico o al mundo digital, utilizando una metodología concreta, en un plazo de tiempo determinado y contando con recursos y medios demarcados.
Para lograr que una idea se concrete en un proyecto, te recomendamos que primero definas los roles de cada miembro del equipo (ej. Stackeholders, Proyect Manager, Product owner, programador, diseñador, administrador, etc.). Al mismo tiempo debes pensar cuales son las tareas que le corresponden a cada rol. En empresas pequeñas una sola persona puede ocupar varios roles o sombreros, mientras que en grandes compañías cada colaborador suele ocupar un solo rol.
Luego y para orquestar todo, te recomendamos usar la Metodología Kanban, que fue gestado en el Toyotismo y cuyos beneficios son: visualización clara del flujo de trabajo, enfoque de las tareas en curso y transparencia en el estado del progreso del proyecto. Podrás así visualizar el trabajo completo, maximizar la eficiencia y garantizar la mejora contínua. La Metodología Kanban, proviene de Lean Management, y utiliza un tablero donde se visualiza el flujo de todo el trabajo. Consiste en distribuir las tareas (tarjetas) del proyecto, en diferentes columnas o estados, desde que nacen hasta que se concretan. Estas tareas pueden ser generales o específicas, dependiendo de la necesidad o del tamaño del proyecto.
Para aplicar esta metodología ágil te recomendamos usar Trello, una herramienta virtual freemium, que nos permite trabajar con un tablero, como lo propone Kanban. Dentro de Trello podrás crear todas las columnas o estados que creas necesario, por ejemplo: pendiente, en análisis, en diseño, en desarrollo, completado, descartado, etc. Recuerda que debes compartir el tablero de Trello con todo tu equipo, como miembros o como observadores.
Una vez creado el tablero, te aconsejamos comenzar a escribir todas las tareas que necesites llevar a cabo, para convertir tu idea en un proyecto concreto, en una primera columna, a modo de brainstorming. Por ejemplo “conseguir dominio”, “conseguir hosting”, “redactar homepage”, “medios de pago”, “medios de envío”. Al hacer doble clic sobre cada tarea Trello te permite adjuntar una descripción y adjudicar la tarea a uno o varios miembros del equipo, con un comentario específico y una fecha concreta de finalización. En todo momento podrás agregar o quitar miembros y cambiar la fecha de finalización de las tareas.
Una vez que el miembro del equipo comience a trabajar con la tarea puede pasarla al siguiente estado (ej. “en análisis”), luego de finalizada al estado “en aprobación” y finalmente a la columna “completado”. Dependiendo de la magnitud de tu proyecto, algunas de las columnas serán generales y otras tendrán que ver con los roles definidos inicialmente para los especialistas. También puedes generar una columna “descartado”, si adviertes que alguna tarea no tiene un sentido concreto. Cabe destacar que cualquier tarea, puede volver a una fase anterior, por ejemplo, si el rol de “tester” detecta un problema a solucionar.
Este seria el viaje de cada tarea, desde que se gesta o piensa hasta su final, y así mejorar la gestión de proyectos, sabiendo que todas las tareas tienen que pasar por un flujo determinado de especialistas, y un proceso de control, de forma tal que cada tarea se lleve a cabo de manera excelente y el final de proyecto sea extraordinario.
Para finalizar te resumimos a continuación las tareas a realizar para convertir tu idea en un proyecto:
1.- Definir roles y sus tareas
2.- Asignar roles a los miembros de tu equipo
3.- Crear tablero Kanban en Trello
4.- Identificar en Trello las fases o columnas relevantes
5.- Relevar todas las tareas o tarjetas en Trello, que sean necesarias para transformar tu idea en un proyecto
6.- Adjudicar cada tarea a uno o varios miembros del equipo
7.- Hacer el seguimiento de tu tablero como responsable del proyecto o Project Manager, hasta que todas las tareas se hayan cumplido.
Nos encantaría ser parte de tu equipo para llevar tu IDEA al mundo analógico o digital para convertirlo en un PROYECTO concreto. Contamos con especialistas en administración y asistencia.
