5S es una herramienta de gestión visual, utilizada habitualmente como punto de partida para introducir la mejora continua en las empresas. Cada una de las “S” hace referencia a una acción determinada para implantar este método: clasificación, organización, limpieza, estandarizar y seguir mejorando.
Cada principio forma parte de una etapa, que tiene su objetivo particular; aunque todas se integran a la perfección, que es donde reside la eficacia del método.
¿Cuáles son sus objetivos?
- mejorar las condiciones de trabajo, lugares de trabajo mejor organizados
- aumentar la productividad: incrementa la eficiencia del personal
- reducción de errores y mejoras en la calidad
- atajar las pérdidas de tiempo-desplazamientos innecesarios
- facilitar la labor de los empleados y su capacidad de trabajo
- reducir los gastos no solo de recursos o energía, sino también de tiempo.
- mejorar la organización de una forma continuada
El éxito en la implantación de las 5S, genera un espacio de trabajo mucho más agradable, se reducen los papeles, carpetas, duplicación de información y se aumenta la productividad. Por ello la prioridad es mantener esta disciplina de una forma rigurosa y constante.
1ª S – CLASIFICACIÓN (SEIRI)
Consiste en identificar y clasificar los materiales indispensables para la ejecución del trabajo. El resto, se considerará material innecesario y por lo tanto se eliminará o separará. De esta forma, el trabajador dispone de las herramientas que realmente necesita y ya no existirán otros elementos que puedan dificultar su labor.
Para conseguir el objetivo, se debe clasificar todo el contenido del espacio para ser tratado posteriormente:
a.- Eliminación: es el destino de lo que no se usa o se usa muy poco. Ya sea eliminación completa (digitalización y reciclaje de documentos, por ejemplo) o cualquier otro destino que lo suprima (donación, venta, etc.). La intención es liberar espacio físico.
b.- Almacenamiento: es el destino de lo que se usa poco, pero que no puede ser eliminado. Por ejemplo, documentos legales, que se deben retirar del espacio de trabajo para guardarlos o archivarlos.
c.- Recolocación: las cosas que se usan de forma eventual no pueden entorpecer el trabajo diario, para lo que se debe habilitar un espacio de almacenamiento de fácil acceso desde el puesto de trabajo.
d.- Mantenimiento: para todo aquello que se usa de forma diaria en el puesto de trabajo, que debe ser ordenado en la siguiente etapa.
2ª S – ORGANIZACIÓN (SEITON)
En segundo lugar, se procede a ordenar los materiales indispensables, facilitando las tareas de encontrar, usar y reponer estos útiles. Con esto se consigue eliminar tiempos no productivos asociados a la búsqueda de materiales y desplazamientos innecesarios.
La filosofía de esta etapa se resume en la frase “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”; es decir, este principio lo que busca es que todo lo que se necesita para realizar el trabajo tenga la ubicación correcta.
a.- Lo que se usa más frecuentemente, al alcance de la mano.
b.- Lo que se usa en secuencias, debe estar en base a la secuencia.
c.- Lo que está esperando salida, debe estar al principio (siguiendo la teoría FIFO).
3ª S – LIMPIEZA (SEISO)
Teniendo sólo lo necesario y con la clasificación adecuada, es momento de preocuparse por la limpieza del lugar de trabajo. La limpieza es parte importante de esta metodología, pero es fundamental para mantener la salud de los trabajadores y evitar accidentes o lesiones.
La limpieza, además de ser una tarea cotidiana, debe tratar las fuentes de suciedad de la siguiente forma:
a.- Si se puede eliminar, se elimina.
b.- Si no se puede eliminar, se crea un plan de limpieza que impida su recurrencia.
4ª S – ESTANDARIZAR (SEIKETSU)
El proceso de estandarizar trata de distinguir fácilmente una situación “normal” de una “anormal”. Se puede identificar cualquier desvío mediante la gestión visual, por ejemplo, identificando los puntos de mejora con un sistema por colores:
a.- Lugares verdes – sin desvíos.
b.- Lugares rojos – con desvíos.
5ª S – SEGUIR MEJORANDO (SHITSUKE)
Las 5S es un ciclo que se repite continuamente y en el que se debe de disponer de una disciplina. Esta última etapa está dedicada al mantenimiento del sistema y para ello, es importante establecer unos objetivos y medir los resultados obtenidos, de modo que se pueda evaluar y en su caso, resolver fallas.
Es particularmente imprescindible que este sistema se interiorice y se convierta en un hábito.
A partir de aquí, entra en juego la filosofía kaizen, que estipula que todo puede ser siempre mejorable, aun cuando el resultado pareciera perfecto.
¿Cuál fue su origen?
La metodología “cinco eses” fue desarrollada en Japón y, si bien no hay consenso acerca de quién fue su creador, se considera a Kaoru Ishikawa (Ingeniero Químico japonés ligado a estudios sobre “calidad total” en su país) como uno de los principales impulsores.
Su implementación se remonta a los años 60, cuando la empresa Toyota lo empezó a poner en marcha con excelentes resultados. Desde entonces, se viene aplicando en distintos tipos de organizaciones y forma parte de algunos de los sistemas de producción más comunes.
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